TIETOSUOJASELOSTE

EUROOPAN PARLAMENTIN JA NEUVOSTON ASETUS (EU) 2016/679, annettu 27.4.2016, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus). Asetuksen mukainen tietosuojaseloste (seloste päivitetty 19.5.2018).

1. Rekisterinpitäjä
Musiikki Sointula OSK Y-tunnus 2099290
Vernissaraitti 6, 33270 Tampere
0451224201,info@musiikkisointula.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Emma Kuosmanen 0451224201, info@musiikkisointula.fi

3. Rekisterin nimi
Musiikki Sointula OSK:n oppilas- ja työntekijärekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
”Henkilötieto” tarkoittaa tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseksi. Tietoja käytetään oppilaiden opintojen ja opintosuoritusten kirjaamiseen. Yhteystietoja tarvitaan myös laskutusta varten. Myös koulun tiedotteiden lähettämistä ja opettajien yhteydenpitoa varten tarvitaan oppilaiden ja huoltajien puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet. Edellä kuvattu tehtävien hoito muodostaa oikeutetun edun.

Henkilötietojen käsittely on Musiikki Sointulan oman rekisterin lisäksi ulkoistettu Gylling Accounting taloushallintoyritykselle.

5. Rekisterin tietosisältö

Henkilön yksilöintitiedot: Huoltajan ja oppilaan nimi, syntymäaika, yhteystiedot, tiedot asiakkaan tilaamista palveluista, niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta.

Rekisteri sisältää musiikkikoulun oppilaiden, alaikäisten oppilaiden vanhempien ja opettajien henkilötietoja. Rekisterissä käsitellään edellä määritettyjen tarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Tällaisia ovat etenkin henkilön etu- ja sukunimi, sukupuoli, äidinkieli, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja oppilaiden osalta myös henkilötunnus. Musiikkikoulussa annetaan taiteen perusopetusta yleisen oppimäärän mukaan. Yleisen oppimäärän suorituksesta saa todistuksen, johon tarvitaan oppilaan yksilöimistä varten henkilötunnus.

Alaikäisten oppilaiden huoltajien tiedot ovat etu- ja sukunimi, postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. isäksi rekisterissä on opintojen alkamis- ja päättymispäivä sekä valokuvien, videoiden ja tuotosten käyttölupa tai -kielto. Laskutusrekisterissä on laskutus- ja perintätiedot.

Työntekijöiden tiedot ovat etu- ja sukunimi, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, palkanmaksutiedot ja henkilötunnus.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteri perustuu Musiikkikoulu Sointulan oppilaaksi ilmoittautuneiden antamiin tietoihin. Ilmoittautuneet ilmoittavat suostumuksensa toimitusehtoihin ilmoittautumisen yhteydessä. Toimitusehdoissa on linkki tietosuojaselosteeseen. Tietosuojaseloste on myös henkilökunnan luettavissa internetsivustolla www.musiikkisointula.fi.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa. Rekisteristä ei muodosteta pysyviä manuaalisia aineistoja. Mahdolliset tilapäiset ja työaikaiset listaukset hävitetään käytön jälkeen. Henkilötiedot siirtyvät SSL-suojatun sivuston (musiikkisointula.fi) kautta tehdyn ilmoittautumisen kautta musiikkikoulun sähköpostiin, josta tieto siirretään Privacy Shield-suojattuun Google Sheets- taulukkolaskentaohjelmaan. Rekisteriä lukevat Musiikki Sointula OSK.n jäsenet käyttäjätunnuksella salasanalla tunnistautuneena käyttäjinä. Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä käyttöoikeudella.Tietoja käsitellään huolellisesti ja luottamuksellisesti. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Yhteystiedot (huoltajan nimi, postiosoite ja sähköposti) siirtyvät laskutuksen yhteydessä taloushallintoyritys Gylling Accounting:n laskutusportaaliin. Gylling Accounting noudattaa tietosuojasta määrättyjä lakeja ja velvoitteita.

Rekisterin henkilötietojen tarpeellisuus arvioidaan säännöllisesti, pääsääntöisesti vuosittain. Virheelliset tiedot korjataan säännönmukaisesti. Tiedot tuhotaan välittömästi, kun henkilön tiedot käyvät tarpeettomiksi rekisterin käyttötarkoituksen kannalta. Oppilas- ja opettajatiedoista säilytetään tarpeelliset tiedot tulevia todistustarpeita varten.

10. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Rekisteröidyn pyynnöstä teemme henkilötietoihin tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot. Tietojen tarkastus ja päivitys tapahtuu ottamalla yhteys musiikkikoulun toimistoon ja rekisterin ylläpitäjään. Pyynnön tulee olla kirjallinen ja allekirjoitettu.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjauspyyntö on osoitettava musiikkikoulun toimistoon ja ylläpitäjään. Pyynnön tulee olla kirjallinen ja allekirjoitettu.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Henkilötietolain 30 § mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Musiikkikoulu käyttää rekisteröidyn tietoja vain musiikkikoulua koskevien tiedotteiden lähettämiseen. Tiedotteet saattavat sisältää tulevien opintokokonaisuuksien
mainontaa.